KSeF to skrót oznaczający Krajowy System e-Faktur. Jest to system informatyczny do wystawiania, otrzymywania, przechowywania faktur ustrukturyzowanych, dostępu do tych faktur oraz oznaczania ich numerem identyfikującym przydzielonym w tym systemie. Obowiązek korzystania z systemu, zgodnie z ustawą z dnia 9 maja 2024 r. (Dz.U. 2024 poz. 852), został przesunięty i wejdzie w życie od 1 lutego 2026 r. dla największych podatników oraz od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.
KSeF obecnie nie jest obowiązkowy.
KSeF umożliwia wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych – czyli faktur, które są zapisywane w postaci specjalnego pliku (XML).
Od 1 lutego 2026 wszyscy podatnicy są zobowiązani do odbierania faktur poprzez KSeF.
Obowiązek korzystania z systemu wejdzie w życie od 1 lutego 2026 r. dla największych podatników oraz od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.
W okresie do 31 stycznia 2026 roku faktury ustrukturyzowane będą funkcjonowały równolegle z fakturami papierowymi i fakturami elektronicznymi.
- Natomiast od 1 lutego 2026 od 1 lutego 2026 r. (dla największych podatników) oraz od 1 kwietnia 2026 r. (dla pozostałych) faktury ustrukturyzowane będą wyłączną dostępną formą wystawiania faktur VAT.
Informacje o założeniach Krajowego Systemu e-Faktur znajdują się na stronie Ministerstwa Finansów https://www.gov.pl/web/kas/krajowy-system-e-faktur
Podstawa prawna KSeF:
- Ustawa z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2021 r. poz. 2076)
- Decyzja wykonawcza Rady (UE) 2022/1003 z dnia 17 czerwca 2022 r. upoważniająca Rzeczpospolitą Polską do stosowania szczególnego środka stanowiącego odstępstwo od art. 218 i 232 dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L 168, 27.6.2022, s. 81-83)
- Ustawa z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o VAT (Dz.U. 2023 poz. 1598)
- Ustawa z dnia 9 maja 2024 r. zmieniająca ustawę o VAT (Dz.U. 2024 poz. 852)