Czym różni się faktura KSeF od faktury w PDF, którą wysyłasz mailem do klienta? Aby KSeF zaakceptował fakturę, musisz ją wystawić w specjalny sposób. Zapisz ją jako plik „ustrukturyzowany” (XML) w formacie, który opisało Ministerstwo Finansów. Następnie, wyślij ją do systemu KSeF, który przydzieli jej specjalny numer oraz zarejestruje datę przyjęcia do systemu.
W pliku takiej faktury musisz zawrzeć wszystkie niezbędne informacje o wystawcy, odbiorcy, przedmiocie faktury, datach, stawkach VAT i wielu innych. Ministerstwo Finansów opublikowało szczegółowe wytyczne dotyczące zapisywania takiego pliku. Każdy system fakturowania, który chce być zgodny z KSeF musi zapisywać faktury właśnie w tym formacie.
Faktura, którą wystawisz i zapiszesz tylko jako zwykły plik PDF – i wyślesz mailem do klienta – nie spełni wymogów stawianych przez KSeF. Nie uzyska uznania za ważną po 1 lipca 2024 roku. Po tym terminie fakturę należy wystawić przez KSeF. Następnie opcjonalnie możną ją oczywiście zapisać jako PDF i dodatkowo przesłać do klienta. Oryginałem faktury pozostanie zawsze plik faktury XML zarejestrowany w systemie KSeF.
Więcej o formacie faktur KSeF przeczytasz w portalu Ministerstwa Finansów