Jak działa KSeF? KSeF zmienia sposób wysyłki faktur między wystawcą i odbiorcą. Wystawca wysyła fakturę sprzedaży do KSeF, a następnie odbiorca sam ją pobiera z KSeF jako fakturę zakupu. Faktura to plik zawierający specjalne uporządkowane dane (format XML).
Jak wygląda system KSeF? KSeF to tak naprawdę wewnętrzne rozwiązanie Ministerstwa Finansów. Służy do monitorowania i analizy wszystkich faktur wystawianych przez podatników VAT w Polsce.
Ministerstwo Finansów przygotowało Aplikację Podatnika KSeF. Można w niej wystawiać i odbierać faktury, jednak aplikacja ta jest bardzo ograniczona i nie nadaje się do prowadzenia firmy. Służy bardziej do celów kontroli. Przykładowo brak jest w tej aplikacji bazy kontrahentów, bazy produktów i usług, możliwości rozliczania płatności czy generowania przelewów. Lepiej zatem skorzystać z innego rozwiązania, które integruje się z KSeF.
Większość faktur będzie jednak wysyłana do KSeF za pośrednictwem innych systemów (na przykład takich jak Taxxo). Sprzedawca wystawi fakturę w swoim systemie, a następnie ten system zapisze ją w postaci ustrukturyzowanej i prześle do KSeF przez tzw. API. W podobny sposób odbiorca pobierze faktury zakupu z KSeF do własnego programu np. Taxxo, aby mieć wygodny dostęp do tych faktur, opłacić je czy zaksięgować.