Wystawianie faktur dla odbiorców zagranicznych
Polskie firmy będą zobowiązane korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) podczas wystawiania faktur. Ta zasada obejmuje również faktury, których odbiorcami są podmioty w USA z VAT 0. Jednakże, istnieje możliwość dostarczania tych faktur odbiorcom poza systemem KSeF.
Proces przesyłania faktur i wpływ na płatności
Zgodnie z art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT, faktury można przekazywać w sposób uzgodniony z odbiorcą, jeśli:
- Usługi lub towary są dostarczane na terenie UE, lecz poza Polską, lub w państwie trzecim.
- Nabywca nie posiada siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca działalności w Polsce.
- Nabywca posiada stałe miejsce działalności w Polsce, które nie jest związane z nabyciem towarów lub usług.
Polski podatnik jest wówczas zobowiązany do umieszczenia na fakturze kodu QR, umożliwiającego dostęp do faktury w KSeF oraz weryfikację danych.
Jeżeli polski podatnik upoważni podmiot zagraniczny do wystawiania faktur w jego imieniu, to ten zagraniczny podmiot również będzie musiał korzystać z KSeF, stosując się do obowiązujących przepisów.
Terminy wprowadzenia obowiązku KSeF
KSeF stanie się obowiązkowy od 1 lutego 2026 r. dla największych podatników oraz od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców. Niektóre grupy, takie jak podmioty zwolnione z VAT, będą mogły przystąpić do systemu KSeF dopiero od 1 stycznia 2027 roku.
Możliwości wystawiania faktur poza KSeF
Pomimo tego, że KSeF będzie głównym narzędziem do wystawiania faktur ustrukturyzowanych, istnieje możliwość wystawiania faktur poza systemem, szczególnie w transakcjach między firmami (B2B). Zagraniczne firmy zarejestrowane dla celów VAT w Polsce nie będą obowiązkowo używać KSeF, ale będą miały taką możliwość. Pozostali podatnicy wciąż będą mogli wystawiać niektóre tradycyjne faktury papierowe, w szczególności do końca 2026 r. utrzymano możliwość wystawiania faktur przy użyciu kas rejestrujących, a paragony z NIP do 450 zł (faktury uproszczone) są wyłączone z obowiązkowego KSeF do 31.12.2026 r.
Faktury papierowe takie jak paragony za przejazd autostradowy czy bilety za przewóz osób będą nadal akceptowane bez zmian.