KSeF – Krajowy System e-Faktur
Wszystko co chcesz wiedzieć o Krajowym Systemie e-Faktur i nie boisz się zapytać :)
Kody QR na fakturach KSeF. Faktura ustrukturyzowana którą wystawisz w KSeF jest plikiem danych (XML). Jej wizualizacja natomiast to wygenerowany na podstawie tych danych wydruk PDF lub papierowy wydruk faktury. KSeF wprowadza wymóg oznaczenia wizualizacji faktury kodem QR. Ten kod umożliwi weryfikację, czy dana faktura została wystawiona w KSeF, oraz czy zawarte na niej dane […]
System KSeF nie umożliwia odrzucenia takiej faktury. W przypadku wprowadzenia do systemu faktury na błędnego nabywcę (np. błędny NIP) należy skontaktować się z wystawcą tej faktury i domagać się skorygowania zaistniałej sytuacji przez wystawienie faktury korygującej do zera, a potem faktury na właściwego odbiorcę. Nie należy wystawiać korekty zmieniający tylko numer NIP – należy najpierw […]
Nie jest możliwe dołączanie załączników do faktur w KSeF. Natomiast możesz dodać w treści faktury stosowny link kierujący do takiego załącznika umieszczonego w innym miejscu. Taki link wymaga wpisania w osobnych polach dostępnych w pliku faktury (Dodatkowy Opis, Dodatkowe Info) lub ewentualnie w stopce faktury. Załączniki możesz przekazywać i otrzymywać w sposób odrębny poza KSeF.
Datą otrzymania faktury zakupu wystawionej przez KSeF jest data wygenerowania faktury w systemie KSeF. Oznacza to, że data wystawienia faktury w KSeF u sprzedawcy jest równoznaczna z datą jej otrzymania u nabywcy. Termin płatności liczy się od dnia następnego po dniu wystawienia faktury przez KSeF, czyli od dnia przyjęcia jej przez KSeF. (ustawa z dnia […]
Nie otrzymasz powiadomień o fakturach od KSeF. Taka funkcjonalność nie jest przewidywana w KSeF – system nie będzie wysyłał żadnych powiadomień. W celu uzyskania informacji o dostępnych fakturach warto wykorzystać inny program (np. Taxxo), który samodzielnie będzie „odpytywać” KSeF o nowe faktury i wysyłać stosowne powiadomienia.
Papierowe faktury po obowiązkowym wprowadzeniu systemu nie będą formalnym dokumentem. od 1 kwietnia 2026 większa część faktur VAT dostarczysz tylko elektronicznie przez KSeF. Oznacza to, ze wszystkie faktury od wystawców będą gromadzić się na naszym koncie KSeF i stamtąd należy je pobrać. Oczywiście wystawca może dodatkowo wysłać nam fakturę mailem w PDF lub ją wydrukować. […]
Faktura VAT RR jest dość nietypową fakturą – wystawiana jest przez czynnego podatnika VAT, nabywającego płody rolne od rolnika ryczałtowego. Jest to więcej bardziej faktura zakupu, wystawiana przez odbiorcę niż faktura sprzedaży. Faktury RR obecnie nie mogą być wystawiane przez Krajowy System e-Faktur. Ma się to jednak zmienić od 1 lipca 2024, gdyś system KSeF […]
Ministerstwo Finansów priorytetowo traktuje zabezpieczenia danych w KSeF. Eksperci Ministerstwa ciągle nadzorują Krajowy System e-Faktur (KSeF). Ministerstwo gwarantuje także pełne zabezpieczenie informacji zawartych w fakturach. Wykorzystuje zaawansowane szyfrowanie – zarówno w przechowywaniu danych, jak i w dialogu między podatnikami a KSeF. Te metody zapewniają pełną poufność i ochronę informacji Twoich danych.
Czy zastanawiasz się, czy możliwe jest importowanie historii faktur do KSeF z poprzednich lat? Nie, nie możesz i nie wolno importować stare faktury do KSeF. Korzystanie z KSeF to obowiązek formalny i nie możesz tam przesłać faktur powstałych przed rozpoczęciem korzystania z KSeF.
Planujesz dostosowanie swoich obecnych procedur księgowych do korzystania z KSeF? Należy przemyśleć procedury księgowania pod kątem: Wystawiania faktur bez możliwości ich edycji, tak jak się to dzieje obecnie. Konieczność korygowania faktury w sposób formalny, każdego drobnego błędu. Obiegu dokumentów, najpierw klient, potem księgowy. Przyjmowanie dokumentów pomyłkowych. Akceptacja dokumentów przez klienta. Opisywanie sposobu księgowania dokumentu przez […]